This policy explains what personal data sysCore (the sysCore ERP platform,
its web and mobile apps, its notifications and this website) collects, why, how long it is
kept, who it is shared with, and how you can access or delete it.
This policy covers every address sysCore is served from:
getsyscore.com — this website.
omnierp.online — the sysCore platform, including each client's own
subdomain (for example yourcompany.omnierp.online) and the demo at
demo.omnierp.online. OmniERP is the platform domain; it is the same sysCore
service, run by the same operator.
syscore.co.za — the main sysCore platform address.
A client's custom domain, when it points to sysCore.
2. Your organisation and sysCore
sysCore is used by organisations ("clients") to run HR, payroll, attendance, procurement,
invoicing, documents and other business processes. Each client's data is kept separate from
every other client's.
For data a client puts into sysCore about its staff, customers and suppliers, the
client decides what is collected and why (it is the data controller). sysCore
processes that data on the client's behalf and only to provide the service.
For account, billing, website and support data, sysCore decides how it is used (sysCore is
the controller).
If you are an employee of a client, contact your employer first for questions about your HR or payroll records.
What the client enters: employee, payroll, leave, attendance, invoices, purchase requests, documents
The client
Attendance location
GPS position and, if the client turns it on, a photo at clock-in
Your device, only when you clock in
Security
Sign-in times, IP address, trusted devices, audit log of important actions
Automatically
Notifications
Phone number or email used, delivery status, time sent (not the message text — see §4)
Automatically
Website and demo
Email you type to request a demo or trial
You
We do not sell personal data and we do not use it for advertising.
4. WhatsApp and email notifications
sysCore can send notifications — sign-in and password-reset codes, approval requests,
reminders and security alerts — by WhatsApp using the official WhatsApp
Business Platform (Cloud API) provided by Meta Platforms, Inc., and by email.
WhatsApp is used only when your organisation has connected its WhatsApp Business number and switched it on, and sysCore has your number. Otherwise, or if a WhatsApp message cannot be delivered, the message is sent by email.
sysCore stores a delivery record for each notification (recipient, event type, delivery status, Meta message ID, time). The message text is not stored. Delivery records are deleted after 90 days.
Opting out: reply STOP to any sysCore WhatsApp message, or turn WhatsApp off in Account Settings → Notifications. You will then receive notifications by email.
5. How we use data
To provide the service the client signed up for, and the features its administrators turn on.
To sign you in securely (codes, trusted devices, 2-factor checks) and to protect accounts.
To send the notifications described in §4.
To keep an audit trail the client can review, and to investigate errors and abuse.
To answer support and demo requests.
To meet legal obligations, for example tax rules that apply to invoices.
6. Service providers
We share data only with providers needed to run sysCore, under their own data-protection terms:
Provider
Purpose
Data
Hetzner Online GmbH (Germany)
Servers, database and backups
All platform data, encrypted in transit
Meta Platforms (WhatsApp Business Platform)
WhatsApp notifications, when switched on
Phone number, message content
Email delivery provider (Mailgun or the client's own SMTP server)
Email notifications
Email address, message content
AI provider chosen by the client (only if the client connects one)
The optional AI assistant
The text a user sends to the assistant
We may disclose data if required by law or a valid legal request, and will tell the affected client where the law allows.
7. How long we keep data
Client business records: for as long as the client's subscription is active; the client can delete records at any time. After an account is closed, data is deleted within 90 days, except where the law requires longer (for example invoices).
Notification delivery records: 90 days.
Clock-in photos: deleted automatically after the period the client sets.
Security and audit logs: as long as needed to protect the account and as the client's configuration requires.
Backups: overwritten on a rolling basis.
8. Security
Connections use HTTPS. Passwords are stored hashed. Integration secrets (such as WhatsApp
access tokens) are stored encrypted and are never shown again after saving. Access inside
sysCore follows each user's permissions, every client's data is kept separate, and important
actions are recorded in an audit log. No system is perfectly secure; if a breach affects your
data, we will notify the affected client without undue delay.
9. Cookies and local storage
sysCore uses only what it needs to work: a sign-in session, an optional "trusted device"
cookie so you are not asked for a code every time, and your language choice in your browser's
local storage. No advertising or third-party tracking cookies are used.
10. Your rights
Depending on where you live, you may have the right to access, correct, delete, restrict or
object to the use of your personal data, and to receive a copy of it. For records your
organisation controls, we will pass your request to it and help it respond. You may also
complain to your local data-protection authority.
Say which organisation's sysCore you use (or that you only used the website/demo) and the email or phone number on the account.
We confirm receipt within 7 days and complete the deletion within 30 days, or tell you why a record must be kept (for example a legal obligation on invoices), and pass the request to your organisation where it controls the data.
WhatsApp only: reply STOP to stop messages immediately. To also remove your
number, delete it in Account Settings → Notifications or ask your administrator.
Existing delivery records are removed automatically after 90 days.
12. Children
sysCore is a business tool and is not intended for children under 16.
13. Changes
We will update this page when our practices change and change the date at the top. Important changes are announced to client administrators in the platform.
Cette politique explique quelles données personnelles sysCore (la plateforme
ERP sysCore, ses applications web et mobiles, ses notifications et ce site) collecte, pourquoi,
combien de temps elles sont conservées, avec qui elles sont partagées, et comment y accéder ou
les supprimer.
Cette politique couvre toutes les adresses depuis lesquelles sysCore est servi :
getsyscore.com — ce site.
omnierp.online — la plateforme sysCore, y compris le sous-domaine
propre à chaque client (par exemple votreentreprise.omnierp.online) et la
démo sur demo.omnierp.online. OmniERP est le domaine de la plateforme : c'est
le même service sysCore, exploité par la même personne.
syscore.co.za — l'adresse principale de la plateforme sysCore.
Le domaine personnalisé d'un client, lorsqu'il pointe vers sysCore.
2. Votre organisation et sysCore
sysCore est utilisé par des organisations (« clients ») pour gérer RH, paie, présences, achats,
facturation, documents et d'autres processus. Les données de chaque client sont séparées de
celles des autres clients.
Pour les données qu'un client saisit sur son personnel, ses clients et ses fournisseurs, c'est le client qui décide de ce qui est collecté et pourquoi (il est responsable du traitement). sysCore traite ces données pour son compte, uniquement pour fournir le service.
Pour les données de compte, de facturation, du site et du support, c'est sysCore qui décide de leur usage (sysCore est responsable du traitement).
Si vous êtes employé d'un client, adressez-vous d'abord à votre employeur pour vos dossiers RH ou de paie.
3. Données collectées
Catégorie
Exemples
Source
Compte
Nom, e-mail professionnel, numéro de téléphone / WhatsApp, rôle, autorisations, langue, mot de passe (stocké uniquement sous forme hachée)
Vous ou l'administrateur de votre organisation
Données métier
Ce que le client saisit : employés, paie, congés, présences, factures, demandes d'achat, documents
Le client
Localisation de pointage
Position GPS et, si le client l'active, une photo au pointage
Votre appareil, uniquement au pointage
Sécurité
Heures de connexion, adresse IP, appareils de confiance, journal d'audit des actions importantes
Automatiquement
Notifications
Numéro ou e-mail utilisé, statut de livraison, heure d'envoi (pas le texte du message — voir §4)
Automatiquement
Site et démo
E-mail saisi pour demander une démo ou un essai
Vous
Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
4. Notifications WhatsApp et e-mail
sysCore peut envoyer des notifications — codes de connexion et de réinitialisation, demandes
d'approbation, rappels et alertes de sécurité — par WhatsApp, via la plateforme
officielle WhatsApp Business (Cloud API) fournie par Meta Platforms, Inc., et par
e-mail.
WhatsApp n'est utilisé que si votre organisation a connecté son numéro WhatsApp Business et l'a activé, et si sysCore dispose de votre numéro. Sinon, ou si un message WhatsApp ne peut pas être livré, il est envoyé par e-mail.
sysCore conserve un enregistrement de livraison par notification (destinataire, type d'événement, statut, identifiant du message Meta, heure). Le texte du message n'est pas conservé. Ces enregistrements sont supprimés après 90 jours.
Désinscription : répondez STOP à n'importe quel message WhatsApp de sysCore, ou désactivez WhatsApp dans Paramètres du compte → Notifications. Vous recevrez alors les notifications par e-mail.
5. Utilisation des données
Fournir le service souscrit par le client et les fonctions activées par ses administrateurs.
Vous connecter en sécurité (codes, appareils de confiance, double authentification) et protéger les comptes.
Envoyer les notifications décrites au §4.
Tenir un journal d'audit consultable par le client, et analyser les erreurs et abus.
Répondre aux demandes de support et de démo.
Respecter les obligations légales, par exemple les règles fiscales applicables aux factures.
6. Prestataires
Nous ne partageons des données qu'avec les prestataires nécessaires au fonctionnement de sysCore, selon leurs propres conditions de protection des données :
Prestataire
Usage
Données
Hetzner Online GmbH (Allemagne)
Serveurs, base de données et sauvegardes
Toutes les données de la plateforme, chiffrées en transit
Meta Platforms (plateforme WhatsApp Business)
Notifications WhatsApp, si activées
Numéro de téléphone, contenu du message
Prestataire d'envoi d'e-mails (Mailgun ou le serveur SMTP du client)
Notifications par e-mail
Adresse e-mail, contenu du message
Fournisseur d'IA choisi par le client (uniquement s'il en connecte un)
L'assistant IA optionnel
Le texte envoyé à l'assistant
Nous pouvons divulguer des données si la loi ou une demande légale valide l'exige, et en informerons le client concerné lorsque la loi le permet.
7. Durée de conservation
Données métier du client : tant que l'abonnement est actif ; le client peut supprimer des enregistrements à tout moment. Après la fermeture d'un compte, les données sont supprimées sous 90 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue (par exemple les factures).
Enregistrements de livraison des notifications : 90 jours.
Photos de pointage : supprimées automatiquement après la durée fixée par le client.
Journaux de sécurité et d'audit : le temps nécessaire à la protection du compte et selon la configuration du client.
Sauvegardes : remplacées au fur et à mesure.
8. Sécurité
Les connexions utilisent HTTPS. Les mots de passe sont hachés. Les secrets d'intégration (comme
les jetons d'accès WhatsApp) sont chiffrés et ne sont plus jamais affichés après
l'enregistrement. L'accès dans sysCore suit les autorisations de chaque utilisateur, les données
de chaque client sont séparées et les actions importantes sont journalisées. Aucun système n'est
parfaitement sûr ; en cas de violation touchant vos données, nous en informerons le client
concerné dans les meilleurs délais.
9. Cookies et stockage local
sysCore n'utilise que le strict nécessaire : une session de connexion, un cookie facultatif
« appareil de confiance » pour ne pas redemander un code à chaque fois, et votre choix de langue
dans le stockage local du navigateur. Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers.
10. Vos droits
Selon votre pays, vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos données, de les rectifier, de les
supprimer, d'en limiter ou de vous opposer à leur utilisation, et d'en recevoir une copie. Pour
les données contrôlées par votre organisation, nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons
à y répondre. Vous pouvez aussi saisir l'autorité de protection des données de votre pays.
11. Supprimer vos données
Pour demander la suppression de vos données personnelles :
Indiquez l'organisation dont vous utilisez sysCore (ou que vous n'avez utilisé que le site/la démo) et l'e-mail ou le numéro du compte.
Nous accusons réception sous 7 jours et effectuons la suppression sous 30 jours, ou vous expliquons pourquoi un enregistrement doit être conservé (par exemple une obligation légale sur les factures), et transmettons la demande à votre organisation lorsqu'elle contrôle les données.
WhatsApp uniquement : répondez STOP pour arrêter immédiatement les messages.
Pour retirer aussi votre numéro, supprimez-le dans Paramètres du compte → Notifications
ou demandez à votre administrateur. Les enregistrements de livraison existants sont supprimés
automatiquement après 90 jours.
12. Enfants
sysCore est un outil professionnel et ne s'adresse pas aux enfants de moins de 16 ans.
13. Modifications
Nous mettrons cette page à jour lorsque nos pratiques changent et modifierons la date en haut. Les changements importants sont annoncés aux administrateurs clients dans la plateforme.